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更新日期2019年07月18日
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行政處

文書檔案科

  • 資料來源:政府機關
  • 日期:2015/07/22

ㄧ、公文收發、校對:
1.公文隨到隨收,經電腦登錄、列印條碼及分文清單後,請各單位登記桌人員簽收領回。
2.發文經校對、用印、電腦發文、檔案歸檔,文件並以當日發出為原則。並加強電子公文交換比率,以節省紙張及郵資支出。
3.辦理本府公文發文校對及監印業務。
二、文書管理:
1.實施公文管理資訊系統。總收文、總發文、檔案管理等皆以電腦化處理。
2.發文作業經電腦簽收、給號處理、送出等程序後發文。
3.各種證明文件及套印文件均須經核准後,方可用印。
4.核轉所屬簡、薦級機關補發印信作業。
三、印信典守。
四、機密文書管理。
五、發行縣公報:
有關業務法令規章及各業務單位依法令須公告事項者均應刊登縣公報,以達政令宣導效果並提高行政效能。
六、縣務會議:
依據縣長指示事項,規劃革新縣務會議作業流程,並於94年12月27日縣務會議提案審議通過,將縣務會議由每月召開一次,改為每週召開乙次。其次將會議議程、資料格式及資料彙編方式一併重新規劃,並通報各相關單位配合辦理,於95年1月3日縣務會議起正式實施。本項縣務會議召開方式及資料彙編作業流程革新,除增進本府縱向及橫向聯繫,並進一步加強本府行政效率與效能。
七、檔案規劃
1.編訂機關檔案分類及保存年限區分表。
2.審核所屬機關檔案分類及保存年限區分表。
八、檔案歸檔點收、立案、編目、保管
九、檔案清理、清查、鑑定、銷毀、移轉
1.每年辦理機關定期保存檔案之清理、銷毀。
2.審查所屬機關檔案銷毀目錄。
3.他機關檔案移交。
十、檔案檢調
1.提供司法檢調單位檔案調閱。
2.提供各單位、機關間檔案影本調閱。
3.未歸還檔案稽催作業。
十一、機密檔案管理
定期機密檔案變更等級或註銷。
十二、檔案影像數位化掃描管理
檔案掃瞄成電子檔,以順應數位化潮流,增加檔案應用性。
十三、檔案目錄彙送應用
1.定期彙送本府及各機關檔案電子目錄至檔案管理局開放運用。
2.提供民眾閱覽抄錄複製檔案。
十四、檔案輔導訓練
1.對各所屬機關檔案管理業務輔導訓練。
2.輔導所屬機關參加金檔獎及金質獎。